Intern kommunikation – ett nyckelverktyg

Intern kommunikations hierarkiska placering

Första gången jag arbetade med internkommunikation, så var funktionen för medarbetarkommunikation ”hierarkiskt” placerad under marknadsavdelningen på 4.e våningen. Längre bort i korridoren satt personalavdelningen, idag Human Resouce (HR). Det gick lätt att tro att glasdörrarna som skiljde  avdelningarna åt var av skottsäkert glas. Kommunikationen emellan avdelningarna var ”icke-existerande”, så något samarbete var det inte tal om. På den tiden var det mer intern ”information”, än kommunikation. Extern kommunikation i sin tur satt en våning upp, strategiskt placerad under direktionsvåningen. Den hierarkiska ordningen var tydlig.

Något år senare skulle jag flytta upp till Extern kommunikation. Väl där uppe synliggjordes snabbt en ny glasdörr. Den här gången var den osynlig och gjorde en skiljemarkering inom avdelningen jag flyttat till. Den tydliggjorde en klar hierarkisk rangordning, utifrån vad man arbetade med och mot vem/vilka man arbetade mot.

Jag har alltid prioriterat hög kvalitet på arbetet som ska utföras och lagt större vikt vid det, än att undvika skottsäkra eller osynliga hierarkiska dörrarna. De få gånger det inte har gått hem har varit tydliga varningssignaler om existerande problem på ledningsnivå.

Nya arbetsmodeller leder till nya förändringar

Det här var på 80-talet och det har skett en mängd förändringar sedan dess. Inom många organisationer fungerar samarbeten avdelningar emellan som en naturlig självklarhet. Nya arbetsmodeller har tagits fram för att effektivisera arbetsprocesser, som medfört ökat samarbete mellan både chefer och medarbetare från olika avdelningar. Men det finns fortfarande många organisationer som har skottsäkra glas mellan avdelningar.

Bra samarbete avgör

I förra veckan lyssnade jag på ett webbinarium från i våras ”Kommunikatörer som verksamhetsutvecklare”, med Catrin Johansson, professor och forskningsledare DEMICON (MKV), Mittuniversitetet, där det framkom att det i dag fortfarande är vanligt att kommunikations- och HR-avdelningar inte samarbetar. Det här är allvarligt i en tid då organisationer genomför genomgripande transformationer i syfte att vinna och inte försvinna.

Effektiv intern kommunikation kräver reformation

Under webbinariet reflekterade jag över att, precis som när jag började arbeta med intern kommunikation, så finns det i dag fortfarande företagsledningar som arbetar utifrån att syftet med intern kommunikation är:

  • att få alla inom organisationen informerade om vad som händer inom organisationen.
  • att informera om övergripande mål, visioner och olika budskap, d.v.s. en kommunikationskanal för högsta ledning.
Teama intern kommunikation och HR
Vi behöver stärka samarbetet mellan Intern kommunikation och HR, med fokus på verksamhetsutveckling och affären. Bild: Pixabay.com

 

Vi behöver reformera synen hur vi ser på och arbetar med intern kommunikation. Fram till nu har den externa kommunikationen prioriterats tydligt. Centralt har varit och styr fortfarande, att de externa intressenterna är av så avgörande betydelse för verksamheten, att intern kommunikation allvarligt nedgraderas. Intern kommunkation är ju ”bara” informationsförmedlare / informationskanal till den interna intressentgruppen ”anställda”. Vi behöver tänka om och framför allt – vi behöver strategiskt och  operativt prioritera om. Intern kommunikation är ett avgörande verktyg för att bygga en förändringsbenägen, trygg och stabil organisation. Något varje extern intressenter efterfrågar. En väl fungerande intern kommunikation är ett bevisat farmgångsverktyg. Ett verktyg som genererar engagerade, ansvarsfulla och motiverade medarbetare, som har kul och utvecklas på jobbet.

Intern kommunikaiton + HR = vinnarkoncept

Human Resource eller HR, som enheten oftas benämns, har i dag etablerat sig som en självklarhet för varje organisation som pratar vikten av chefs- och medarbetarutveckling. Vi har med det två enheter som ger viktigt stöd till både chefer och medarbetare – Intern kommunikation och HR. Vi har två funktioner, vilka (om de samverkar) kan bygger en solid grund för en organisation att stå på. Ett samarbete som samtidigt genererar viktig verksamhetsutveckling. Det här är ju precis vad externa intressenter  starkt efterfrågar.  Det är därför viktigt att vi tänker om i prioritering och fördelning av resurser mellan Extern och Intern kommunikation, samtidigt som vi arbetar med att säkerställa ett naturligt samarbete mellan Intern kommunikation och HR. Extern kommunkation gör ett viktigt jobb, men hur mycket intern stabilitet och verksamhetsutveckling skapar de?

Intern kommunikation och en trygghetsivrare

En väl fungerande intern kommunikation genererar stabilitet och möjliggör viktiga förändringsprocesser. Den är ett avgörande verktyg för att skapa motivation, engagemang och delaktighet. En väl fungerande intern kommunikation, är också avgörande för att lyckas med mångfalds-, jämställdhets- och hållbarhetsarbete. Den signalerar stabilitet till organisationens alla intressenter, även de externa. För ett exempelvis ett börsföretag, är det väldigt viktiga att visa på stabilitet ut mot ägarna och börsen. Börsen och aktiemarknaden är en riktig trygghetsivrare. Den kan reagera rekordsnabbt om den nås av illavarslande signaler. Betänk – vilka vill investera i ett instabilt bolag eller vilka aktieägare vill se en investering i värsta fall kraftigt minska i värde? Så betänk att en väl fungerande intern kommunikation:

  • tillfredställer ”alla” viktiga intressentgrupper.
  • möjliggör att i tidigt stadium fånga upp viktiga signaler, både inifrån och utanför organisationen, som kan förhindra kris. (En kris tar stora resurser i anspråk, inte minst från extern kommunikation.)
  • skapar en stabil organisation som verkar i samklang med omvärlden, vilket underlättar för Extern kommunikation.
  • skapar för både arbetsgivare och ansvarig för employer branding en mängd viktiga ambassadörer i de anställda.

 

”Intern kommunikation är ett nyckelverktyg som skapar affärsutveckling!”

Vi måste sluta förvalta gamla mönster

Vi förvaltar våra gamla hierarkier, normer och mönster väl – ofta allt för väl. De kan skapa tungrodda och stelbenta organisationskulturer, som stretar emot alla obehagliga förändringar. Det krävs viktig insikt, beslutsamhet och handlingskraft, att göra genomgripande förändringar här. Lyfter du fram intern kommunikation och dess viktiga funktionella betydelse för en organisations framgång (om den fungerar väl), ruckas hierarkiska ordningar. Men det kommer att löna sig. Makt- och prestigepositioner behöver synliggöras och neutraliseras. De är bara till hinder för förändringsprocesser och verksamhetsutveckling. Vi behöver se de viktiga samband som lägger hinder för framgångsrik verksamhetutveckling och lyfta upp dem för diskussion. Organisationens ”alla” resurser måste fördelas utifrån att skapa bästa möjliga  framtidsutveckling. Det handlar om att vara en av de organisationer vars verksamheter finns kvar på marknaden i framtiden. 

Affärsplanen som verktyg

Högsta ledning eller styrelse (i värsta fall) behöver se över hur samarbeten fungerar i organisationen. Det kostar dyrt i både tid, pengar och resurser, och motverkar all form av  framgångsrik verksamhetsutveckling, när avdelningar inte samarbetar. Åtgärder behöver vidtas snabbt. Affärsplanen är ett värdefullt nyckelverktyg att använda sig av. Skriv in delmål och mål för hur ni vill att samarbeten ska se ut. Gör en tisplan och följ upp. Workshop är ett bra verktyg för att få avdelningar och medarbetare att närma sig varandra och för att stärka samarbeten.

Intern kommunikation – ett viktigt framgångsverktyg!

Intern kommunikation är en förutsättning för att kunna bedriva verksamhet och för att kunna utveckla en framgångsrik organisation. Den är ett avgörande framgångsverktyg i nutidens stora transformation. Vi behöver se den interna kommunikationen som nyckelverktyg som behöver synliggöras mycket mer. Nyckelverktyg som är avgörande för att lyckas med framtidsinriktade förändringsarbeten. Kommunikatörer är verksamhetsutvecklare. Intern kommunikation skapar affärsutveckling!

Övrigt:

MKV – är förkortning inom Sveriges universitet för den akademiska disciplinen Medie- och kommunikationsvertenskap.

Huvudfoto: Pixabay.com

Kommentera

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.

%d bloggare gillar detta: